Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину: пошаговая инструкция
С 1 июля 2018 у тех, кто собирается открыть интернет-магазин, стало одной проблемой больше: законодательство требует использовать при расчётах онлайн-кассу. В теории подключить её не так сложно, но на практике есть риск наткнуться на множество подводных камней. Мы освоили весь процесс от и до и готовы не только подключить онлайн-кассу «под ключ», но и поделиться опытом с теми, кто хочет сделать это самостоятельно.
01.
Выбор кассы
Под новые требования закона подходят только те кассы, которые внесены в государственный реестр. В нём содержится информация об актуальных моделях и фискальных накопителях. На сегодня в реестре числится 165 моделей ККТ. Большинство из них оснащены принтерами чеков и могут использоваться как в стационарных магазинах, так и для онлайн-продаж. Также есть аппараты, предназначенные только для интернет-торговли.
При выборе кассы важно понимать, что вы вряд ли найдёте универсальное решение. Искать подходящий аппарат следует исходя из масштабов и особенностей бизнеса.
Вариант 1.
В таком случае можно поставить любой кассовый аппарат с принтером чеков из реестра ККТ.
Покупатель оплачивает товар в пункте самовывоза
Также важно учитывать, как устроена система оплаты в вашем интернет-магазине:
Вариант 2.
Оплату принимает курьер в момент доставки
Курьер должен пробить чек в момент расчёта, поэтому при себе ему нужно иметь мобильную онлайн-кассу. Существуют два вида таких аппаратов. Первый — фискальный регистратор. Он подключается к смартфону или планшету, на которым установлена кассовая программа. Второй представляет собой полноценную портативную кассу со встроенным аккумулятором и принтером чеков.
Примеры мобильных онлайн-касс: «АТОЛ 90Ф»,«MSPOS-K» и «Эвотор СТ5Ф» .
Если интернет-магазин пользуется услугами сторонней курьерской службы, то обязанности по выдаче чеков и передаче фискальных сведений ложится на компанию-подрядчика. В этом случае собственная касса вам не нужна.
Примеры мобильных онлайн-касс: «АТОЛ 90Ф»,«MSPOS-K» и «Эвотор СТ5Ф» .
Если интернет-магазин пользуется услугами сторонней курьерской службы, то обязанности по выдаче чеков и передаче фискальных сведений ложится на компанию-подрядчика. В этом случае собственная касса вам не нужна.
Если покупатель оплачивает товар с помощью электронных платёжных систем, магазин должен отправить покупателю только электронный чек — печатать бумажный не нужно.
Вы можете купить ККТ и фискальный накопитель, а затем установить его в своем офисе, либо арендовать облачную онлайн-кассу у специализированных провайдеров. В последнем случае вы не будете иметь к ней физического доступа.
Преимущества аренды заключаются в том, что вам не нужно обеспечивать бесперебойную работу ККТ и отвечать за техобслуживание — этим займутся специалисты сервиса. Необходимо лишь заплатить за первое подключение и фискальный накопитель, а затем ежемесячно переводить арендные платежи.
Вы можете купить ККТ и фискальный накопитель, а затем установить его в своем офисе, либо арендовать облачную онлайн-кассу у специализированных провайдеров. В последнем случае вы не будете иметь к ней физического доступа.
Преимущества аренды заключаются в том, что вам не нужно обеспечивать бесперебойную работу ККТ и отвечать за техобслуживание — этим займутся специалисты сервиса. Необходимо лишь заплатить за первое подключение и фискальный накопитель, а затем ежемесячно переводить арендные платежи.
Вариант 3.
Приём платежей ведётся через сайт
АТОЛ Онлайн работает на базе кассового комплекса «АТОЛ 42ФС». Предоставляет интеграцию с популярными CMS-системами и платёжными сервисами и помощь в регистрации фискального накопителя. Также пользователю доступен личный кабинет, откуда он может управлять услугой и просматривать статистику продаж.
Orange Data использует онлайн-кассу «PayOnline-01-ФА». Сервис предоставляет интеграцию с более чем 20 популярными платёжными системами и CMS-платформами. Доступен личный личный кабинет с возможностью контролировать состояние касс и отслеживать количество транзакций.
CloudKassir предлагает облачное решение «под ключ» для интернет-торговли: выделенная онлайн-касса, фискальный накопитель, подключение к ОФД, автоматическое формирование чеков, моментальная отправка электронных чеков, полный отчёт по операциям в личном кабинете. Виртуальная онлайн-касса работает с любыми платёжными сервисами и агрегаторами. Сервис имеет площадку для тестирования интеграции и отправки чеков.
Orange Data использует онлайн-кассу «PayOnline-01-ФА». Сервис предоставляет интеграцию с более чем 20 популярными платёжными системами и CMS-платформами. Доступен личный личный кабинет с возможностью контролировать состояние касс и отслеживать количество транзакций.
CloudKassir предлагает облачное решение «под ключ» для интернет-торговли: выделенная онлайн-касса, фискальный накопитель, подключение к ОФД, автоматическое формирование чеков, моментальная отправка электронных чеков, полный отчёт по операциям в личном кабинете. Виртуальная онлайн-касса работает с любыми платёжными сервисами и агрегаторами. Сервис имеет площадку для тестирования интеграции и отправки чеков.
Примеры сервисов аренды онлайн-касс:
Вариант 4.
Вы принимаете оплату и онлайн, и в стационарных точках продаж
Это самый сложный случай, так как кассы для интернет-магазинов и стационарной торговли устроены по-разному. Например, не получится использовать облачную кассу для реальных продаж, потому что она не имеет принтера чеков, а его подключение запрещено законодательством.
Крупные интернет-магазины ставят несколько онлайн-касс: облачную для онлайн-продаж и обычную для приёма платежей в офлайне. Малый и средний бизнес может сэкономить на технике и выбрать одну из тех моделей, которые одновременно поддерживают как печать чеков, так и их отправку в электронном виде.
Примеры: «Дримкас-Ф», «MSPOS-K».
Крупные интернет-магазины ставят несколько онлайн-касс: облачную для онлайн-продаж и обычную для приёма платежей в офлайне. Малый и средний бизнес может сэкономить на технике и выбрать одну из тех моделей, которые одновременно поддерживают как печать чеков, так и их отправку в электронном виде.
Примеры: «Дримкас-Ф», «MSPOS-K».
02.
Электронная подпись и регистрация в ОФД
Для того чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. С её помощью можно значительно проще и быстрее заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и поставить кассу на учёт в налоговой.
Стоимость комплекта для онлайн-кассы зависит от надёжности компании, техподдержки и дополнительных возможностей подписи, поэтому она может варьироваться от 1500 до 5000 рублей.
Следующий шаг — выбор оператора фискальных данных из реестра налоговой и подписание договора. На сегодня официальный статус ОФД имеют 18 компаний. Эти организации выступают посредником между предпринимателем и налоговой службой: получают, обрабатывают и передают фискальные данные в ФНС. К тому же некоторые ОФД предоставляют услуги по выдаче квалифицированной электронной подписи.
Заключение договора не займёт много времени. Для этого нужно зарегистрироваться на сайте оператора, зайти в личный кабинет, указать реквизиты налогоплательщика и принять условия договора-оферты с использованием КЭП. Тарифы у разных компаний-операторов могут отличаться, но в среднем их услуги обойдутся вам в 3000–3500 рублей в год за каждую подключенную кассу.
Получить КЭП можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, список которых есть на сайте Минкомсвязи. Для этого нужно заполнить заявку и предоставить все необходимые документы.
03.
Интеграция с сайтом
То, насколько быстро и безболезненно пройдёт этот этап, напрямую зависит от выбранного вида кассы и конкретной CMS, на которой работает ваш интернет-магазин.
Для многих популярных платформ существуют готовые модули и различные плагины для интеграции онлайн-кассы с сайтом. Такие решения часто предлагают сами производители касс, а также сервисы по их аренде, поэтому вопрос интеграции лучше держать в голове ещё на этапе выбора кассы.
Внушительный список модулей есть и у агрегаторов электронных платежей, таких как Яндекс.Касса и ROBOKASSA. Так что ещё один возможный путь — подключить приём онлайн-оплаты через тот сервис, который умеет работать с выбранной вами кассой и уже разработал решение для вашей CMS.
Существуют и альтернативные варианты. К примеру, для 1C-Битрикс есть бесплатное решение, созданное компанией-разработчиком этой CMS, а для ряда других систем — платные модули, разработанные сторонними группами программистов.
Как правило, в установке модулей нет ничего сложного, а вот их настройка может проходить по разным сценариям. Некоторые модули фактически настраивают себя сами, и вам остаётся только ввести ряд данных, таких как валюта, система налогообложения, номер кассы и т.д. Но в отдельных случаях, особенно если речь идёт о бесплатных решениях, придется ещё и разбираться в коде.
Если сайт работает на самописной CMS, вам точно не обойтись без помощи программиста. Чтобы ускорить решение задачи, многие платные сервисы предоставляют библиотеку команд для подключения. Также вы можете заказать разработку модуля «под ключ» на стороне.
Для многих популярных платформ существуют готовые модули и различные плагины для интеграции онлайн-кассы с сайтом. Такие решения часто предлагают сами производители касс, а также сервисы по их аренде, поэтому вопрос интеграции лучше держать в голове ещё на этапе выбора кассы.
Внушительный список модулей есть и у агрегаторов электронных платежей, таких как Яндекс.Касса и ROBOKASSA. Так что ещё один возможный путь — подключить приём онлайн-оплаты через тот сервис, который умеет работать с выбранной вами кассой и уже разработал решение для вашей CMS.
Существуют и альтернативные варианты. К примеру, для 1C-Битрикс есть бесплатное решение, созданное компанией-разработчиком этой CMS, а для ряда других систем — платные модули, разработанные сторонними группами программистов.
Как правило, в установке модулей нет ничего сложного, а вот их настройка может проходить по разным сценариям. Некоторые модули фактически настраивают себя сами, и вам остаётся только ввести ряд данных, таких как валюта, система налогообложения, номер кассы и т.д. Но в отдельных случаях, особенно если речь идёт о бесплатных решениях, придется ещё и разбираться в коде.
Если сайт работает на самописной CMS, вам точно не обойтись без помощи программиста. Чтобы ускорить решение задачи, многие платные сервисы предоставляют библиотеку команд для подключения. Также вы можете заказать разработку модуля «под ключ» на стороне.
04.
Регистрация в ФНС
Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно двумя способами: сходить в отделение или сделать это удаленно, через личный кабинет на сайте ФНС или самого оператора. Если быть внимательным и разобраться во всех тонкостях, второй вариант будет гораздо быстрее и удобнее.
Для регистрации на сайте налоговой вам понадобится электронная подпись (КЭП).
Сам процесс занимает около 20–30 минут и состоит из следующих шагов:
Подаём заявление на регистрацию ККТ
1
Это делается во вкладке «Учёт контрольно-кассовой техники» на главной странице личного кабинета. Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и заполните все необходимые данные прямо на сайте, либо загрузите готовый электронный бланк.
В заявлении на регистрацию ККТ нужно указать следующую информацию:
— название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
— ИНН;
— адрес и место установки кассы;
— заводской номер и модель ККТ и фискального накопителя.
Ещё вам нужно указать, как именно будет использоваться касса — к примеру, для работы в автономном режиме, в торговом автомате или для расчётов через интернет. Обратите внимание, что автономный режим разрешён только для территорий, отдалённых от сетей связи, — их список можно найти на сайте администрации вашего региона.
После подачи заявления ФНС проверит ваши данные и, если всё в порядке, присвоит ККТ регистрационный номер.
В заявлении на регистрацию ККТ нужно указать следующую информацию:
— название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
— ИНН;
— адрес и место установки кассы;
— заводской номер и модель ККТ и фискального накопителя.
Ещё вам нужно указать, как именно будет использоваться касса — к примеру, для работы в автономном режиме, в торговом автомате или для расчётов через интернет. Обратите внимание, что автономный режим разрешён только для территорий, отдалённых от сетей связи, — их список можно найти на сайте администрации вашего региона.
После подачи заявления ФНС проверит ваши данные и, если всё в порядке, присвоит ККТ регистрационный номер.
2
Проходим фискализацию
Когда номер получен, нужно ввести его и другую информацию (сетевые параметры ОФД, сведения о вашей системе налогообложения, параметры кассы и так далее) в ваш аппарат.
Обычно производителей онлайн-касс выпускают специальное ПО для проведения фискализации, и на данном этапе лучше воспользоваться им. Сначала ККТ подключают к компьютеру, синхронизируют время на обоих устройствах, а дальше вручную заполняют все поля.
Часть информации можно взять из вашего заявления и письма от ФНС, в котором указан регистрационный код. Поэтому держите эти файлы под рукой.
Обычно производителей онлайн-касс выпускают специальное ПО для проведения фискализации, и на данном этапе лучше воспользоваться им. Сначала ККТ подключают к компьютеру, синхронизируют время на обоих устройствах, а дальше вручную заполняют все поля.
Часть информации можно взять из вашего заявления и письма от ФНС, в котором указан регистрационный код. Поэтому держите эти файлы под рукой.
Очень важно правильно ввести ИНН и регистрационный номер кассы. Если вы ошибётесь, фискальный накопитель станет недействительным, то есть не сможет работать.
Когда все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Выполнить». В ответ система распечатает вам отчёт о регистрации. Нужно ввести данные из этого документа в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», а затем нажать «Завершить регистрацию».
Проследите, чтобы время в форме полностью совпадало с тем, что указано в бумажном отчёте.
Проследите, чтобы время в форме полностью совпадало с тем, что указано в бумажном отчёте.
3
Получаем карточку регистрации
Когда все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Выполнить». В ответ система распечатает вам отчёт о регистрации. Нужно ввести данные из этого документа в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», а затем нажать «Завершить регистрацию».
Проследите, чтобы время в форме полностью совпадало с тем, что указано в бумажном отчёте.
Проследите, чтобы время в форме полностью совпадало с тем, что указано в бумажном отчёте.
Будьте осторожны: ещё до получения карточки у вас появится техническая возможность печатать чеки, но делать этого нельзя. Через 30 дней после проведения такой операции система заблокирует вашу кассу.
4
Регистрируемся на странице ОФД
На последнем этапе данные с карточки нужно ввести в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных. Это нужно для того, чтобы выполнить требования закона 54-ФЗ по пересылке данных на серверы ФНС.
05.
Проверка первого чека
После того как вы установите и настроите кассу, нужно напечатать (или выдать в электронном виде) первый чек и проверить, что техника работает корректно.
Чтобы провести тест, купите у самого себя пару товаров за символическую цену в 1 рубль. После этого внимательно рассмотрите чек и убедитесь, что в нём указаны все реквизиты. Если каких-то данных не хватает, нужно проверить настройки ККТ. В случае с бумажным чеком проблема может быть также в неверном размере чековой ленты или неисправности печатающего механизма.
Чтобы провести тест, купите у самого себя пару товаров за символическую цену в 1 рубль. После этого внимательно рассмотрите чек и убедитесь, что в нём указаны все реквизиты. Если каких-то данных не хватает, нужно проверить настройки ККТ. В случае с бумажным чеком проблема может быть также в неверном размере чековой ленты или неисправности печатающего механизма.
Если визуально с чеком все в порядке, зайдите в личный кабинет на сайте ОФД и посмотрите, поступила ли туда информация о покупке. Если этого не произошло, значит онлайн-касса в момент операции была отключена от интернета, либо платежные данные были переданы некорректно или в неполном объеме.
Проверки чеков лучше проводить регулярно — так вы сможете вовремя обнаружить проблемы в работе ККТ и устранить их.
Сколько дней уйдёт на подключение?
Будьте морально готовы к тому, что подключение онлайн-кассы не только потребует от вас пристального внимания к мелочам, но и займёт довольно много времени. Даже в идеальном случае, когда у вас уже есть электронная подпись, сайт работает на одной из популярных CMS, а все требования законодательства и инструкции по подключению кассы изучены вдоль и поперёк, на весь процесс лучше закладывать как минимум неделю.
В отдельных случаях предпринимателям удавалось подключить кассу за три дня, но нужно учитывать, что прохождение оплаты за заключение договора с оператором фискальных данных или за аренду кассы в облачном сервисе может быть не моментальным. Также, возможно, вам придётся какое-то время ждать подтверждения регистрации от ОФД или налоговой.
Ещё больше времени уйдёт, если что-то не получится с первого раза, и вам нужно будет сначала искать, а потом исправлять допущенные ошибки. Хорошо, если это будут какие-то мелочи: например, сбой в интернет-соединении, из-за которого оператор фискальных данных не сможет проверить работу вашей кассы. В этом случае будет достаточно повторить попытку и позаботиться о резервном подключении, чтобы таких ситуаций не возникало в будущем.
Но если вы ошибётесь при указании регистрационного номера КТТ на этапе фискализации, то потеряете не только время, но и деньги, ведь вам придётся покупать новый фискальный накопитель. Поэтому при заполнении форм лучше не спешить и всегда перепроверять вводимые данные.
В отдельных случаях предпринимателям удавалось подключить кассу за три дня, но нужно учитывать, что прохождение оплаты за заключение договора с оператором фискальных данных или за аренду кассы в облачном сервисе может быть не моментальным. Также, возможно, вам придётся какое-то время ждать подтверждения регистрации от ОФД или налоговой.
Ещё больше времени уйдёт, если что-то не получится с первого раза, и вам нужно будет сначала искать, а потом исправлять допущенные ошибки. Хорошо, если это будут какие-то мелочи: например, сбой в интернет-соединении, из-за которого оператор фискальных данных не сможет проверить работу вашей кассы. В этом случае будет достаточно повторить попытку и позаботиться о резервном подключении, чтобы таких ситуаций не возникало в будущем.
Но если вы ошибётесь при указании регистрационного номера КТТ на этапе фискализации, то потеряете не только время, но и деньги, ведь вам придётся покупать новый фискальный накопитель. Поэтому при заполнении форм лучше не спешить и всегда перепроверять вводимые данные.
В целом, когда вы заранее знаете о возможных подводных камнях, процесс подключения онлайн-кассы будет не таким уж сложным. Но если вы не до конца уверены в своих силах или попросту не готовы тратить время и нервы, лучше доверить эту задачу профессионалам.
